Er det en ting jeg har oppdaget igjen og igjen i løpet av de åra jeg har drevet for meg selv så er det hvor viktig det er med planlegging. Ikke bare planlegging, men god planlegging. Planlegging av de riktige tingene til riktig tid. Uten planlegging blir kanskje ingenting gjort. Eller vi fokuserer på helt feil ting. I flere år jobbet jeg altfor lange dager samtidig som jeg fikk veldig lite gjort. Jeg var flittig som bare det, men jeg led under dårlig planlegging og fokus på feil ting.

Uten god planlegging (og gjennomføring, men det skal jeg skrive mer om siden) henger vi fort bakpå. Henger vi bakpå blir vi stressa. Får vi ikke retta opp i det litt kjapt henger vi enda lenger bakpå og blir enda mer stressa. Blir vi stressa nok går det på helsa løs. Både den fysiske og psykiske.

Med god planlegging, gode rutiner og god gjennomføring av planene får jeg gjort utrolig mye mer enn før. Det er som om døgnet har fått flere timer! Nå elsker jeg å planlegge. Det er gøy og det er herlig å vite hva jeg skal jobbe med når for å nå målene mine. Under skal jeg dele mine 5 beste planleggingstips med deg:

Din beste venn! Bruk en variant som passer deg, det viktige er at du bruker den.

Kalenderen er din beste venn

Uansett om du bruker kalenderen på datamaskinen, telefonen, en 7. sans, almanakk, bullet yournal, dot grid journal eller et annet system, bruk kalenderen aktivt. Fyll den med alt du skal gjøre og når du skal gjøre det. Sjekk kalenderen hver morgen og følg det som står der.

Hvis du begynner å bruke kalenderen aktivt, ikke bare til å fylle inn en og annen frisørtime og tannlegetime, men alt du skal gjøre i løpet av dagen, både oppgaver og avtaler, vil du få mye bedre oversikt over hva du har å gjøre og hva du bruker tida di på.

Plott inn det viktigste først

Vet du hva det viktigste er? Fritida di. Morsomme ting. Når jeg først ble presentert for ideen om å planlegge fritida før noe annet gikk det opp et lys for meg. Jeg hadde i årevis tenkt at jeg skulle jobbe på og så ta meg fri når jeg var ferdig med å jobbe. Den strategien funker like dårlig som å spare det jeg har igjen på kontoen mot slutten av måneden. Akkurat som at det er nesten umulig å ikke bruke opp det vi har på lønnskontoen så er det alltid mer jobb som må gjøres når man driver for seg selv. Hemmeligheten ligger i å sette av sparepengene med det samme lønna kommer inn på kontoen og å føre fridagene inn i kalenderen før noe annet.

Før også inn morsomme ting. Vi trenger morsomme, koselige, gøyale, avslappende avbrekk i hverdagene våre. Det kan være hva som helst som du syns er morsomt, kafé med ei venninne, vin med mormor, kino med barna, en tur i skogen, en sykkeltur, lek med rockeringen, lese en god bok, spille et spill, sette på musikk og danse litt for deg selv. Passer du på å få gjort ting du syns er gøy, ting som gir deg energi, får du også mer energi til å gjøre ting som ikke er så morsomt.

Ikke tenk på hva andre syns er gøy, alder, kjønn eller andre sånne dumme ting. Skriv ned noen ting som gjør deg sånn herlig barnslig glad og som gir deg energi. Gjerne en god blanding av aktiviteter som får i gang kroppen og rolige saker. Vi trenger litt av alt.

Hvor mye fri skal du ha? Hvor ofte? Du bør unne deg minst 2 dager sammenhengende jevnlig og også ha lengre avbrekk fra hva enn det er du jobber med. Hva syns du er gøy? Hva vil du fylle fritida di med? Om du ikke fyller inn fritida di med aktiviteter, lag deg en liste over ting som gir deg glede og energi og ha den i nærheten. Pass på så du ikke sløser bort den deilige fritida di med å refreshe sosiale medier. Plott inn alt som er relevant for deg, møter, prosjekter, private avtaler, forefallende arbeid, reise, kreative prosjekter osv. Husk også å plotte inn nye planleggingsdager!

Tilrettelegg for suksess – senk krava

Når vi begynner å planlegge eller tenke på hva vi vil få til i en gitt periode er det veldig lett å lasse på med alt mellom himmel og jord vi drømmer om eller ønsker å gjøre. Det blir umulig å gjennomføre, det blir overveldende, og vi ser at det ikke går. Da er det fort gjort å hoppe av helt og ikke gjøre noen ting.

Lag deg gjerne en liste over alt du har lyst til å gjøre i løpet av livet om du føler for det. Men ta så en vurdering på hva du virkelig kan få til å gjøre i løpet av perioden du planlegger, uten å stresse deg i hjel. Hvor mye er det sannsynlig at du kan få til? Hva er viktigst å gjøre?

Jeg har for eksempel flere titalls designideer akkurat nå. Hundrevis dersom jeg tar med alt jeg har tegnet skisser på de siste 5-6 åra. Jeg har lyst til å gi ut alle sammen, men jeg klarer ikke å få ut alle sammen i løpet av et år. I tillegg til å designe skal jeg også holde kurs, lage innhold til bloggen, lage nye tutorials, besvare e-post, sende inn regnskapet og hundre andre ting som hører med til å drive business. Før har jeg hatt som mål å gi ut ett design i måneden og har til og med klart å gi ut mer enn det noen år. Jeg har også jobbet 16 timer i døgnet, 7 dager i uka og det har ikke vært bra for meg. Jeg vil ikke holde på på den måten lenger. Jeg må derfor senke krava og ser for meg at i løpet av de neste 12 månedene skal jeg gi ut maks seks oppskrifter. Det gjør litt vondt i Ambisjonene mine, men jeg vet det er til det beste for hele meg og dermed også businessen min.

Hva enn du har å gjøre, senk krava sånn at det er gjennomførbart. Hvis du, som meg, er din egen sjef er det du som bestemmer hvor mye du skal gjøre. Jeg vet det er lett å glemme og bli revet med, men det er virkelig ikke verdt det å overarbeide seg.

Bryt opp store oppgaver i mindre deloppgaver

En stor oppgave kan virke overveldende og dermed vanskelig å komme i gang med. Plutselig sitter du (jeg) der med et gigantisk skippertaksarbeid i siste time. Stress! Alle oppgaver kan deles opp i mindre stykker som er lettere å ta tak i, og det anbefaler jeg deg på det sterkeste å gjøre.

Skal du designe og publisere en oppskrift? Da kan du bryte designprosessen i porsjonsstykker og lage deg en tidslinje. Hvor lang tid trenger du på hele prosessen? Når er deadline? Hvor lang tid tar hver deloppgave? Når du vet det kan du føre opp i kalenderen når du må begynne og når du skal gjøre hver oppgave. Holder du deg til planen rekker du deadlinen uten stress.

Lag en liste eller et tankekart over alle punktene du må gjennom for å få fullført prosjektet. Kan noen av punktene deles opp i underpunkter eller deloppgaver? Garantert! Fortsett å del opp i så små deler du kan. Til slutt vil du sitte med punkter eller oppgaver som kanskje bare tar et par minutter å fullføre. To minutter, det klarer du lett! Og når du har gjort det klarer du fint en til. Og en til. Når du har plassert disse punktene eller oppgavene utover i kalenderen din blir det ikke engang så mye per dag. Det er ikke lenger overveldende i det hele tatt! Go you!

Ikke planlegg for lange perioder om gangen

Ikke vær redd for å sette opp noen mål for hele året, det er helt greit å ha et overordna mål å jobbe mot. Men å sette opp en detaljert plan for hele året er både vanskelig å sette opp og vanskelig å følge. Prøv heller 90-dagersåret til Todd Herman.

90-dagersystemet er genialt. Det går i hovedsak ut på at du planlegger for 90 dager om gangen. Avgjør hva som er målet for perioden og bryt det ned til hva du skal gjøre for hver 30-dagerperiode, så ned i ukesmål og til slutt spiselige oppgaver. Tanken er at 90 dager er kort nok tid til at du hele tiden har målet i sikte (rekk opp hånda den som har utsatt til siste liten å gjøre noe fordi det har vært så lang tid til det skulle være ferdig, bare for å få kjempedårlig tid), samtidig som du har god tid til å få massevis gjort. Jeg bruker dette systemet for en rekke prosjekter og det er virkelig gull. Selv om du jobber med prosjekter som kanskje går over flere år, kan du dele det opp i 90-dagerssprinter. Avhengig av hvordan dine arbeidsdager ser ut og hvor mange ulike prosjekter du har kan du jobbe med en eller flere 90-dagerssprinter samtidig.

Jeg har for eksempel en sprint gående for onlinemagasinet mitt, en for designet mitt og en for kursene mine. Fordi alle oppgaver og prosjekter er delt opp i små biter har jeg hele tiden oversikt over alle prosjektene og kan jobbe med dem parallelt, uten å stresse.

Oppsummering:

1. Kalenderen er din beste venn. Bruk den aktivt og følg den.
2. Før inn det viktigste først: fritid og morsomme ting, så jobb og plikter.
3. Tilrettelegg for suksess – senk kravene til hva du skal rekke over.
4. Del store oppgaver i mindre deloppgaver.
5. Ikke planlegg for lange perioder. Planlegg heller for 90 dager om gangen.

Liker du å planlegge? Del gjerne med meg hvordan du planlegger. Bruker du et system? Hvor lenge planlegger du om gangen? Hva er det beste og verste du vet med planlegging?

Lykke til med planleggingen!