Fra kaosdager til fokus og fritid. Det er min historie. Jeg har siden jeg var jentunge gjort intenst opprør mot alt som smaker av rutine. Men etter noen år som businesseier med 16-timers arbeidsdager 7 dager i uka var jeg så utslitt at jeg måtte gjøre noen endringer. For helsa sin skyld. Jeg har lært at gode rutiner, både på jobb og på privaten gir større frihet og mer fritid. Det hadde jeg aldri trodd om du hadde prøvd å overtale meg om det, men nå som jeg har erfart det, skal jeg jammen spre det glade budskap.

Dette er slik jeg organiserer arbeidstida mi for å få mest mulig ut av tida sånn at jeg kan ta meg fri både på ettermiddager og i helger.

Vit hva du skal gjøre

Før du kan gjøre noe må du vite hva du skal gjøre. Det gjelder både hjemme, hobbyprosjekter og på jobb – uansett om du er ansatt eller driver for deg selv. Her er planlegging nøkkelen. Les 5 TIPS TIL GOD PLANLEGGING og få fullstendig oversikt over hva du skal gjøre og når det du skal gjøre må være ferdig.

Jeg starter hver dag med å sjekke kalenderen så jeg vet nøyaktig hva jeg skal gjøre den dagen.

En ting om gangen

Fokuser på en ting om gangen. Ikke bare gjør multitasking deg mye treigere, men det SLØVER HJERNEN DIN også. Ikke vær redd, dette gjelder ikke kos med håndarbeid samtidig som du ser en film eller skravler med ei venninne. Multitaskingen det er snakk om her er den typen hvor du alltid har epostprogrammet åpent og besvarer eposter fortløpende samtidig som du skriver en rapport, snakker med en leverandør i telefonen og besvarer en SMS fra minstebarnet.

Det at man er raskere eller får unna mer på kortere tid med multitasking er en myte. Ikke bare bruker du lenger tid per oppgave, men det går også med mye tid til å omstille hjernen hver gang du skifter fokus fra en ting til en annen. Konsentrer deg om en ting om gangen og du vil få gjort mer på kortere tid, samtidig som du bevarer hjernen din skarp. Ikke minst kan du oppleve større indre ro ved å fokusere på en ting om gangen, og det er vel en deilig bonus i vår stress og mas-tid.

Ingen forstyrrelser

Det henger sammen med punktet over, men fortjener sitt eget punkt. Typiske syndere her er mobilen din. Eposten din. Facebook. Andre sosiale medier. Kollegaer som avbryter. Varsler som blinker og vil ha din oppmerksomhet. Ting som frister og bare må sjekkes nå med en gang. Ting som ikke frister, men som vi føler må tas tak i umiddelbart.

Du trenger ikke å være tilgjengelig hele tiden. Ikke for noen. I hvert fall ikke for geitekillinger i pysjamas, kattevideoer og meme-er, som er typiske ting vi lar stjele oppmerksomheten vår og fokuset vårt. Du trenger heller ikke besvare eposter fortløpende gjennom dagen. Eller SMS-er. Eller noe annet. Vi føler kanskje at det kreves av oss, at vi er tilgjengelige hele tiden, uansett hvor vi er og hva vi driver med.

Selv om du driver for deg selv og firmaet består av deg som både daglig leder, kreativt geni, kundebehandler, regnskapsfører og alle andre roller som må fylles i en bedrift, trenger du ikke være tilgjengelig hele tiden. Faktisk er det bedre for både bedriften din, kundene dine og deg selv om du setter av tid til kundene dine og heller vier dem full oppmerksomhet når det er deres tur. Du kan sette av tid til å besvare eposter og meldinger en gang eller to per dag. Det holder i massevis.

Hvis du tillater deg selv å skru av alle forstyrrelsene er jeg helt sikker på at du vil kjenne det på kroppen. At du blir litt roligere, litt mindre stressa. At det er deilig å koble ut forstyrrelsene og bare fokusere på det du har satt av tid til å gjøre nå

50 på 15 av

50 minutter med fullt fokus, uten forstyrrelser selvsagt, og 15 minutter med pause, er min foretrukne måte å jobbe på. Jeg har prøvd ulike systemer før, som pomodoro-systemet som er 20 minutter jobb, så 5 minutter pause. Noen anbefaler 30 minutter med fokus og 5 minutters pause. Noen vil ha det til å gå opp med en time og velger 45 minutter med fokus og 15 minutter med pause. Det blir opp til hver enkelt å finne et system som passer.

Grunnen til at jeg digger 50/15 er at jeg får gjort utrolig mye på 50 minutter. Jeg rekker å komme ordentlig inn i hva enn jeg skal gjøre og når det er tid for pause så rekker jeg å få gjort ganske mye da også. Jeg får roet hodet.

Jeg bruker nedtellignsfunksjonen på mobilen min og jeg passer på at alt jeg ikke skal jobbe med er skrudd av. Mobilen setter jeg på flymodus, og så setter jeg timeren på 50 minutter. Nå er det bare å jobbe på. Det vil ikke poppe opp noen forstyrrende varsler og jeg trenger ikke å sjekke klokka, for den ringer når det er tid for pause. Når klokka ringer tar jeg pause selv om jeg er midt oppi noe. 15 deilige minutter med pause. Så en ny 50-minutters økt og ny pause.

Et kjempepoeng med å jobbe i økter på 50 (eller 20, 30, 45 eller hva du nå foretrekker) er å faktisk jobbe og jobbe effektivt i den tida du har satt av. Skal du skrive noe? Da er det ikke lov å sitte å stirre på skjermen mens du venter på at de perfekte ordene skal komme til deg. Du må skrive. Skal du regne ut en ny hekleoppskrift? Da må du regne på i 50 minutter, ikke gruble på om det blir riktig. Skal du kode en nettside? Da må du kode, ikke sitte å gruble på om du har valgt den beste løsningen.

Sett av en ny økt til korrektur, justering, testing – hva enn det er som kreves av det du har gjort. Denne måten å jobbe på har gjort underverker for effektiviten min. Oppgaver som før kunne ta meg 8 timer tar nå 50 minutter. Eller 2 x 50 minutter. Arbeidsdagene mine har gått fra 16 til 6 timer. Halleluja!

Evaluering

Evaluer deg selv og det du gjør underveis. Ikke på en sånn slem, du er ikke bra nok-måte! Nei nei, bare observer hva du har gjort og hvordan du har gjort det. Var det bra? Kunne det ha vært gjort på en bedre måte eller mer effektivt? Bra! Da har du lært noe du kan ta med deg videre.

Jeg har lært at ved å evaluere meg selv og det jeg gjør kan jeg hele tiden bli bedre. Mer fokusert, mer effektiv og jobbe smartere. Jeg bruker mindre tid på grubling, mindre tid på prokrastinering, mindre tid på ting som egentlig bare er bortkasta tid både for meg og bedriften min. Og med det har jeg fått mer fritid, mer tid til å slappe av og kose meg, mer tid til å henge med venner. Mer tid til å roe ned, noe som er viktig for meg.

Pauser

Gode pauser er faktisk en kjempeviktig del av gode arbeidsrutiner. Hvor lange pauser du tar, hvor ofte du tar dem og hva du fyller dem med kan ha utrolig mye å si for hvor godt du jobber og hvor effektiv du er. Å ta seg en halvtime på øyet gjør deg faktisk mange ganger lykkeligere og mer effektiv enn å jobbe på i time etter time og drikke litervis med kaffe for å holde deg gående.

Mine 15-minuttere gjennom dagen passer jeg på å fylle opp med ting som gjør meg glad og som gir meg energi. Noen minutter med rockeringen, 20 jumping jacks eller å danse litt til favorittmusikken vekker kroppen og gir energi. Å flate ut på sofaen og lese noen sider i en god bok roer ned og lader opp. Å sette på en maskin klesvask (fordi jeg jobber hjemmefra) føles godt fordi det blir mindre husarbeid på meg i fritida mi. Jeg ser på disse pausene som små skatter. Gaver til meg selv gjennom dagen. Dette er min tid og jeg kan fylle den med hva jeg vil.

Oppsummering:

1. Vit hva du skal gjøre.
2. Ha fokus på en ting om gangen.
3. Jobb uten forstyrrelser.
4. Jobb i 50-minuttersøkter etterfulgt av 15 minutters pause.
5. Evaluer deg selv for å bli bedre.
6. Ta gode pauser og fyll dem med ting som gjør deg godt.

Hvordan strukturerer du dagen din? Har du en metode som virker for deg? Eller trenger du litt mer orden i en kaotisk hverdag?